Które rozwiązanie się najbardziej opłaca? Jak postąpić, żeby ułatwić codzienne funkcjonowanie firmy? W jaki sposób odpowiednio wykorzystać potencjał zatrudnionych osób? Przedsiębiorca musi bez przerwy odpowiadać sobie na nowo na tego typu pytania. Musi skupić się również na kwestiach ochrony firmowych informacji. Od kiedy w życie weszło RODO, nawet klienci, którzy wcześniej bez zastanowienia podawali swoje dane różnym podmiotom, zaczęli podchodzić do tej kwestii z uwagą. Dziś sprawdzamy, jak zniszczyć akta zgodnie z obowiązującym prawem.
Co należy wiedzieć o niszczeniu dokumentów?
RODO określa różne formy przetwarzania danych osobowych. O tym procesie mówi się nie tylko, gdy udostępniamy, zmieniamy, pracujemy na informacjach lub dzielimy się nimi. Dane przetwarzamy również, gdy utylizujemy akta. Co to oznacza w praktyce? Nawet na tym ostatni etapie „życia” dokumentu nie możemy zapomnieć o ochronie informacji. Wręcz przeciwnie – często to właśnie wtedy dane są najbardziej narażone na wyciek.
Przedsiębiorcy podejmują różne kroki, aby zabezpieczyć ten proces. Jednym z nich jest używanie niszczarek, które tną papier na bardzo wąskie paski. Takie wysiłki oczywiście mają sens, bo przestępcom dużo trudniej będzie odtworzyć informacje. Czy to jednak oznacza, że używając niszczarki całkowicie im to uniemożliwimy? Nie do końca. To właśnie dlatego wielu podmiotom zależy na większej ochronie. Stwierdzają, że niszczarki nie są im w stanie jej zapewnić i wybierają bardziej zaawansowaną opcję. Taki wariantem jest np. wsparcie firmy EkoAkta.
Niszczenie dokumentów dla podmiotów działających w Siedlcach i okolicach
Nieważne jest to, gdzie zlokalizowana jest siedziba firmy, w jakiej branży działa, i jak dużymi zbiorami dokumentów dysponuje. Wszystkich tych przedsiębiorców dotyczy to samo prawo i spoczywają na nich te same obowiązki. W dużym stopniu wynikają one z faktu, że pełnią oni funkcję administratora danych osobowych. Jeśli wykryte zostaną jakiekolwiek nieprawidłowości w utylizacji akt, to właśnie administrator będzie musiał ponieść za to odpowiedzialność.
Za naruszenie RODO grożą poważne konsekwencje i całkowicie zrozumiałe jest to, że przedsiębiorcy działający w Siedlcach, chcą ich unikać. Trudno znaleźć rozwiązanie, które w tak wysokim stopniu zabezpieczy ich przed karą, niż właśnie profesjonalne niszczenie dokumentów.
Jak wygląda utylizacja akt, gdy zajmują się nią specjaliści?
Przede wszystkim takie firmy wykazują dużą elastyczność i starają się dopasować do oczekiwań klienta. Dzięki rozwiniętej infrastrukturze i flocie pojemnych pojazdów mogą obsłużyć i małe przedsiębiorstwa, i potężnych graczy na rynku. Żeby zapewnić klientom maksimum wygody, specjaliści pozostawiają w ich firmach specjalne pojemniki. Takie kontenery mogą mieć różną wielkość (pojemność dopasowana jest do tego, jakie potrzeby wyraża dane przedsiębiorstwo). Usługobiorcy mogą więc stopniowo, w dowolnej chwili zapełniać pojemnik za każdym razem, gdy zauważą, że akta są przedawnione. Gdy wolne miejsce się skończy, wystarczy nawiązać kontakt ze specjalistami. W wyznaczonym dniu pojawią się w naszej siedzibie, aby odebrać akta. Następnie dokumenty:
- ładowane są do pojazdu i przewożone są do obiektu usługodawcy
Wyżej wspomniane pojemniki zaprojektowane zostały w taki sposób, żeby ułatwiać transport. Są mobilne, dobrze zabezpieczają akta. W efekcie ekipa ekspresowo realizuje ten etap. - niszczenie dokumentów
Do tego celu wykorzystuje się potężną instalację niszczącą. Powstała z myślą o utylizacji papieru oraz niszczeniu innych nośników, takich jak płyty CD, dyski HDD czy pendrive’y.
Po przeprowadzonej utylizacji dokumentów, klient otrzymuje oficjalne potwierdzenie. Jeśli sobie tego życzy, możliwe jest stworzenie zapisu wideo z niszczenia akt. Tego typu usługa sprawia, że nawet przedsiębiorstwa dysponujące ogromnymi ilościami dokumentów, nie muszą poświęcać czasu na utylizację, planowanie procesu, weryfikowanie go pod kątem bezpieczeństwa i stresowanie się efektami.
Źródło: Ekoakta.pl