Podstawowym narzędziem pracy dla każdego księgowego i księgowej jest profesjonalny program do księgowości zarówno do rozliczania swojej firmy jak i klientów. Nasze biuro rachunkowe przetestowało ich wiele. Na bazie tych doświadczeń możemy jasno powiedzieć na co zwrócić szczególną uwagę, a także podpowiemy wprost jakiego programu używamy w naszym biurze rachunkowym.
Najważniejszą sprawą przy wyborze programu jest sprawdzenie czy będzie on działał bez problemu z posiadanym systemem do podpisywania dokumentów – podpisem kwalifikowanym. Sytuacja gdzie nie będzie można wgrać podpisanego pliku do programu księgowego raczej nie powinna mieć miejsca. Natomiast może się zdarzyć, że podpisanie dokumentów klienta przed wysłaniem do urzędu będzie wymagało pobrania ich z programu, następnie wgrania do podpisu, zapisania na nowo, wgrania znowu do programu księgowego i dopiero wysyłki online – a wszystko to po głębokiej i skomplikowanej konfiguracji ustawień, która będzie wymagała wsparcia informatyka.
Kolejną ważną cechą dobrego programu dla biura rachunkowego jest działanie online jak zwykła strona internetowa. Dzięki temu zyskujemy stały dostęp do wszystkich dokumentów z każdego miejsca na planecie. W tej branży jest to bardzo ważne, ponieważ normalną sytuacją są wyjazdy do pracy u klienta, reprezentowanie klientów w urzędzie, czy chociażby odbiór dokumentów od klientów. To nie tylko wygoda, ale również bezpieczeństwo. Dzięki temu, że dokumenty klientów trzymane są w bazie danych dostawcy oprogramowania to na nim spoczywa odpowiedzialność za ich stałem kopie bezpieczeństwa. Nie interesują nas również wszelkiego rodzaju aktualizacje i wdrażanie nowych modułów – wszystko to dzieje się samo. Oczywiście świetną opcją staje się również praca zdalna, co w dobie ostatnich pandemicznych perturbacji jest niezwykle kuszące.
W naszym biurze rachunkowym używamy programu Taxomatic. Jest to jedno z najtańszych rozwiązań na rynku i dodatkowo mamy możliwość utworzenia dostępu dla wielu pracowników i klientów w ramach jednego pakietu bez dodatkowych opłat. W przypadku programów stacjonarnych instalowanych na komputerze często pojawiał się problem z wystawianiem faktur przez klienta, ponieważ musiał on mieć swoje oprogramowanie. Tutaj ten problem nie istnieje. Mamy możliwość całkowicie za darmo utworzenie konta dla klienta i ma on dostęp do wystawiania faktur online wprost z przeglądarki internetowej, a my te faktury od razu widzimy u siebie w systemie. Uważamy, że jest to najlepszy program na start dla małego biura rachunkowego.
Tomasz K. Biuro Rachunkowe Wawer