Niszczenie dokumentów – samodzielnie czy może z pomocą zewnętrznej firmy?

https://uniface.pl/wp-content/uploads/2020/09/dokumenty-biurko.jpgNiszczenie dokumentów – samodzielnie czy może z pomocą zewnętrznej firmy?

Nie ma znaczenia to, jaką firmę prowadzimy i jakiej branży dotyczy ta działalność. Na drodze każdego przedsiębiorcy może pojawić się pokusa oszczędzania. Czasem jednak skłaniamy się ku rozwiązaniu, które tylko pozornie jest tańsze. Z czasem okazuje się bowiem, że nie był to dobry wybór i był on podyktowany nieprawidłowymi przesłankami, a nie na faktach.

Nie ma znaczenia to, jaką firmę prowadzimy i jakiej branży dotyczy ta działalność. Na drodze każdego przedsiębiorcy może pojawić się pokusa oszczędzania. Czasem jednak skłaniamy się ku rozwiązaniu, które tylko pozornie jest tańsze. Z czasem okazuje się bowiem, że nie był to dobry wybór i był on podyktowany nieprawidłowymi przesłankami, a nie na faktach.

Ile kosztuje samodzielne niszczenie dokumentów w firmie?

Pierwsze skojarzenie, które nasuwa się większości osób, które słyszą o niszczeniu akt to niszczarka. Na rynku znajdziemy różnorodne rozwiązania. Cena tych najprostszych, polecanych do małych biznesów to ok. kilka, czasem kilkanaście tysięcy. Jeśli jednak zależy nam na maszynie, która działa efektywnie, szybko, cicho, niszczy różne typy nośników, i do której można wrzucić jednorazowo grube pliki akt, musimy nastawić się na zdecydowanie wyższe ceny. Takie potężne niszczarki to ceny sięgające kilkudziesięciu złotych. Inwestycja w urządzenia nie jest jednak jedynym wydatkiem, z którym musimy się liczyć, jeśli chcemy proces niszczenia wykonać we własnym biurze.

Warto wspomnieć o efektywności pracowników. Gdy ona spada, jak łatwo się domyślić, spadają również przychody firmy. Niszczenie akt w biurze może negatywnie wpływać na skupienie pracowników. Producenci niszczarek oferują zaawansowane warianty urządzeń, które z roku na rok charakteryzują się coraz lepszymi parametrami dotyczącymi generowanego hałasu. Nawet cicho działająca niszczarka jest jednak uciążliwa. To nieprzyjemny dla ucha dźwięk. W dodatku, jeśli musimy rozprawić się z większą ilością dokumentów, hałas ten może towarzyszyć pracownikom nawet kilka godzin.

Koszty związane z niszczeniem dokumentów w firmie mogą wiązać się również z kwestiami bezpieczeństwa. Każdy odpowiedzialny przedsiębiorca stara się doskonale zabezpieczyć przechowywane akta. W tym celu konstruuje się firmowe archiwa, zamykane na klucz lub na kod, a podczas codziennej pracy stosuje się szereg dobrych praktyk, m.in. politykę czystego biurka. Co jednak z niszczeniem akt? Czy sama niszczarka wystarczy, żeby proces zaszedł bezpiecznie? Wiele zależy od tego, jaką szerokość mają ścinki, które generuje urządzenie (parametr ten zależy od tego, jaką klasę bezpieczeństwa ma niszczarka). Niestety, w większości przypadków nie możemy całkowicie wykluczyć ryzyka, że ktoś dostanie się do firmowych śmieci, a następnie odtworzy delikatne dane. Jeśli będziemy mieć pecha i sprawa zostanie ujawniona, czekają nas ogromne kary za nieprzestrzeganie zapisów RODO.

Profesjonalna pomoc w niszczeniu dokumentów

Chociaż jednorazowy zakup niszczarki, która ma służyć przez wiele lat, niektórym wyda się stosunkowo tanim rozwiązaniem, wyżej opisane problemy wskazują, że z taką praktyką wiążą się różne koszty. Gdy sobie to uświadomimy, regularna współpraca z wykwalifikowaną firmą wydaje się bardziej opłacalna.

Przede wszystkim, korzystając z profesjonalnej pomocy, możemy zapomnieć o wątpliwościach dotyczących bezpieczeństwa. Nowocześni usługodawcy bardzo poważnie podchodzą do kwestii ochrony danych, zawartych w dokumentach przeznaczonych do niszczenia. Jedną z powszechnych praktyk jest wykorzystywanie systemu bezpiecznych pojemników. Takie rozwiązanie stosuje m.in firma Rhenus https://www.rhenus-data.pl/pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/niszczenie-dokumentow-w-systemie-bezpiecznych-pojemnikow/.

Zewnętrzna firma to również zwiększony komfort. Sami wybieramy, jaka forma współpracy bardziej nam pasuje. Usługodawca może przywieźć do naszego biura pojemnik odpowiedniej wielkości i odebrać go, gdy cały zapełni się już dokumentacją. Inna opcja polega na tym, że dzwonimy po pomoc, dopiero gdy w firmie zgromadziła się duża ilość akt. Wtedy pracownicy pomagają załadować dokumenty do kontenerów. Dzięki doświadczeniu bardzo szybko opróżniają archiwa, regały i piwnice. Następnie na naszych oczach zamykają pojemniki i przewożą je do punktu, w którym znajduje się instalacja niszcząca.

Niszczenie dokumentów firmowych nie powinno negatywnie wpływać na codzienne funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Jeśli zaczynamy zauważać, że koszty takich działań są coraz większe, warto skontaktować się z profesjonalnym przedsiębiorstwem, jak np. firmą Rhenus, które zawodowo zajmuje się niszczeniem akt. 

Brak komentarzy.

Dyskusja